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Decision guide · Produktivitäts-Suite

Microsoft 365 oder Google Workspace: strukturierte Entscheidung 2026

Die Entscheidung zwischen Microsoft 365 und Google Workspace ist heute keine Office-Entscheidung mehr. Sie ist eine Plattform-Entscheidung für Identity, Compliance-Tooling, Endpoint-Security, AI-Integration und Datenresidenz mit 7-10 Jahren Horizont. Microsoft hat Enterprise-Dominanz, Google ist stärker in Engineering-Kulturen und Cloud-natives.

TL;DR

Microsoft 365 schlaegt in Regulated und Enterprise. Google Workspace schlaegt in Engineering-Kulturen, Mid-Market und bei Linux/Chrome-Heavy. Hybrid ist die teuerste Variante.

Who owns this decision

CIO ist Owner. CISO, Datenschutz, Endpoint-Engineering, Finance im Lenkungskreis.

Key criteria to weight

  • Identity und IAM-Tiefe

    Entra ID vs Google Cloud Identity. Entra ist mit Active Directory verschmolzen, Google Identity ist cloud-native.

  • Compliance-Tooling

    Microsoft Purview vs Google Vault. Tiefe unterscheidet sich deutlich, vor allem in Banken und Pharma.

  • Endpoint und Security

    Defender for Endpoint vs Google Endpoint plus ChromeOS. Tiefe und Stack-Abdeckung verschieden.

  • AI-Integration

    Copilot for M365 vs Gemini for Workspace. Vertrags-/Lizenz-Logik und Daten-Compartmentalization unterschiedlich.

  • EU-Datenresidenz und Sovereign-Cloud-Optionen

    Microsoft Cloud for Sovereignty, Google Sovereign Cloud. Reifegrade differieren.

  • TCO inkl. Lizenz-Tiers

    M365 E3/E5 vs Workspace Enterprise Plus. Hidden Costs in Power Platform, Defender, Purview.

Step-by-step decision flow

  1. 1

    Strategischer Anchor

    Welche Plattform passt zur Identity-, Compliance- und Endpoint-Strategie der nächsten 7 Jahre?

  2. 2

    Workload-Mapping

    E-Mail, Kollaboration, Identity, Endpoint, Compliance, AI, Storage, Telefonie.

  3. 3

    Anbieter-Vertiefung

    Sovereign-Optionen, BSI-C5-Status, AI-Datenschutz-Klauseln, Exit-Strategie.

  4. 4

    TCO 5 Jahre

    Lizenzen, Migration, Schulung, Stack-Konsolidierungs-Hebel, Sunset alter Tools.

  5. 5

    Memo und Geschäftsleitungs-Freigabe

    Decision Memo plus 18-Monats-Migrations-Plan, falls Wechsel.

Compliance note

DSGVO Art. 28 plus EU AI Act für AI-Komponenten. NIS2 Art. 21 für Sicherheits-Pflichten. Bei Banken/Versicherern BAIT/VAIT und DORA Art. 28-30. BSI C5 Typ 2 ist faktisch Mindestnachweis. AVV-Prüfung pro Datenfluss.

Common pitfalls

  • !AI-Komponenten werden ohne Datenschutz-Prüfung aktiviert. Datenabflusss in US-Backbone.
  • !Lizenz-Tier wird zu klein gewählt. Defender, Purview, Compliance-Suite fehlen.
  • !Hybride Plattformen (z.B. Outlook + Google Drive) werden geduldet. TCO und Compliance Killer.
  • !Exit-Strategie fehlt. DORA-Compliance-Risiko bei Finanzunternehmen.

FAQ

Ist Microsoft 365 in der EU DSGVO-konform?

Mit dem EU Data Boundary für Microsoft 365 (vollständig seit 2024) bleiben Service-Daten in der EU. Diagnose- und Support-Daten teils noch in den USA, mit Klauseln nach EU DPF. Konservative DSGVO-Praxis fordert zusätzlich BYOK für sensitive Workloads und ggf. Microsoft Cloud for Sovereignty.

Ist Copilot for M365 produktiv einsetzbar?

Ja. Die Lizenzlogik (zusätzlich zu M365 E3/E5) und Datenschutz-Klauseln sind solide, aber das Internal-Data-Permission-Modell muss vorher aufgeraeumt sein. Wer keine saubere Berechtigungs-Hygiene hat, gibt Copilot zu viel Sicht.

Wie aufwendig ist ein Wechsel zwischen den Plattformen?

Realistisch 12-24 Monate. Migration-Tools (BitTitan, AvePoint, Quest) helfen, aber die wahre Komplexität liegt in Identity (AD-Migration, Federation), Endpoint-Management-Wechsel, Anwendungs-Anpassungen und Schulung von 1000+ Usern.

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